Записки студента

16 Фев, 2011

Выдача дел

Автор: admin Категория: Новости

Выдача дел производится с письменного разрешения руководства архива при выдаче особо ценных дел, для передачи во временное пользование учреждениям, экспонирования на выставках, а также в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета; заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям в читальный зал.

Дела выдаются на определенные сроки в зависимости от целей использования: на 10 дней — сотрудникам архива, занимающимся исполнением запросов; один месяц — сотрудникам архива для работы по усовершенствованию описей, каталогизации, подготовки сборников и т.п.; три месяца — учреждениям во временное пользование; пять дней — особо ценные дела; пять дней — описи документов. В случае необходимости срок использования может быть продлен. Срок выдачи дел в лабораторию для страхового копирования, переплета, реставрации и специальной обработки устанавливается планами работ архива и лаборатории.

Перед выдачей дела проверяется нумерация его листов, правильность оформления обложек, физическое состояние, наличие листов использования и особенностей (печатей, фотографий, рисунков и т.д.). В заверительном листе делается отметка о его проверке. Дела в плохом физическом состоянии, с ветхой основой, непронумерованные не должны выдаваться. При наличии в архиве копий документов оригиналы не выдаются. В порядке исключения подлинные дела могут быть выданы с разрешения руководства архива.

Дела, возвращаемые в хранилище, проверяются так же, как и при выдаче, — контролируется наличие листов и заполнение листа использования, фактическое состояние дела сверяется с заверительной записью. В случае обнаружения каких-либо повреждений или недостачи листов составляется акт и об этом докладывается директору архива. В архивохранилищах ведется учет выдачи дел. Все они регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ, которые ведутся раздельно по каждому направлению работы и использованию: — книга выдачи дел сотрудникам архива; — книга выдачи дел в читальный зал; — книга выдачи дел во временное пользование; — книга выдачи дел в лабораторию.

Комментарии (0) к записи "Выдача дел"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday