Записки студента

16 Фев, 2011

В небольших архивах

Автор: admin Категория: Новости

В небольших архивах возможно ведение двух или трех книг. Все графы книг заполняются полностью. После возврата дел и подкладки их на место в книге делаются отметки о возвращении. На место выданных дел подкладывается карта-заменитель, отдельная на каждое дело, с указанием номеров фонда, описи, единицы хранения, кому и когда выдано дело и росписью сотрудника, выдавшего его. После возвращения дела на место в карте-заменителе дела делается отметка и она изымается из коробки или связки.

Работа с документами, выданными из хранилища, в служебных помещениях архива, читальном зале, лаборатории, других местах должна проводиться с соблюдением всех требований обеспечения их сохранности — режимов хранения документов, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического. Проверка наличия и состояния дел. Наряду с учетом одним из средств контроля за обеспечением сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Она проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического состояния.

Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ каждого государственного архива. Она осуществляется по фондам первой категории — один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей категорий — один раз в 15 лет; особо ценных документов — один раз в 5 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов. Например, после переезда ЦГАОР БССР в новое здание была проведена сплошная проверка наличия всех фондов. В государственных архивах республики практикуется проведение проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в предыдущем году.

Для экономии времени в некоторых госархивах не проводятся плановые проверки неиспользуемых фондов. Коробки с делами этих фондов после проверки опечатываются и к ним больше не возвращаются. Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Делать какие-либо пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается.

Комментарии (0) к записи "В небольших архивах"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday