Записки студента

18 Фев, 2011

При описании полноты

Автор: admin Категория: Новости

При описании полноты состава документов необходимо отразить результаты работы по устранению повторяемости информации в виде дублетности, копийности, суммирования и обобщения первичной информации в сводной. Поэтому в предисловиях к описям, особенно министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, следует раскрывать содержание сводных планов и отчетов, т.е. вошедшие в них формы документов, дублирование которых в различных структурных подразделениях ликвидировано. В предисловиях оговаривается наличие в описи документов подведомственных организаций (планов, отчетов, штатных расписаний и др.).

В случае отсутствия каких-либо документов указываются причины этого (не заводились в делопроизводстве, составляются два раза в год, утрачены в связи с переездом и т.д.). В предисловии разъясняется порядок расположения документов в описи, перечисляются все признаки систематизации дел и ее особенности. Например, необходимо оговаривать порядок распределения дел, продолжавшихся в делопроизводстве в течение нескольких лет, сформированных за два и более лет, и т.д.

Указываются также принципы формирования дел, особенности их описания. В заключительной части предисловия дается краткая характеристика других описей фондообразователя, если они составлялись за этот же период (по личному составу, специальной документации, как-то: рукописей, рацпредложений, научных работ и т.п.), их хронологические рамки, объем, полнота комплекса документов. Кроме того, приводится характеристика документов, выделенных к уничтожению, в том числе с отметкой ЭПК, перечисляются наиболее характерные виды и группы документов, их общий объем. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты и помещается в начале описи после оглавления. Список сокращенных слов — это перечень сокращенных понятий и названий, употребленных в описи. Он не выполняет самостоятельной информационной функции. Его основное назначение — уменьшить объем и унифицировать приемы описания текста описи. В список вносятся понятия, которые встречаются в описи, кроме общепринятых и широко известных, например: “г.” — год, “р.” — река, “ЦК” — Центральный комитет.

Комментарии (0) к записи "При описании полноты"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday