Записки студента

14 Фев, 2011

При оценке значения документов

Автор: admin Категория: Новости

При оценке значения документов любого учреждения учитывается уровень, к которому он принадлежит в соответствующей ведомственной системе, т.е. место, занимаемое им в отраслевой иерархии. Уровень учреждения определяет его компетенцию, объем функций, масштаб деятельности и в конечном счете — значимость документных комплексов учреждений одного вида, но находящихся на разных ступенях управления в одной и той же отрасли.

Вышестоящее по уровню учреждение, как правило, создает и концентрирует более полную и разнообразную по содержанию информацию. Поэтому к числу источников комплектования относятся учреждения, занимающие главенствующее положение в отрасли. Кроме того, с учетом этого признака в состав источников комплектования могут быть включены, например, вспомогательные учреждения республиканского уровня, поскольку их документация характеризует одну из функций отрасли и, следовательно, имеет отраслевое значение. В то же время аналогичные учреждения среднего и низового звена обычно не являются источниками комплектования госархивов. Таким образом, критерий значения учреждения в отраслевой системе позволяет установить ценность создаваемого в процессе деятельности учреждения комплекса документов.

Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения информации о его работе в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования. Названная система критериев носит общий характер и позволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Однако наличие особенностей организации и функционирования отраслевых систем, специфики деятельности учреждений ряда отраслей и других особенностей зоны комплектования конкретного архива обусловливает не только необходимость комплексного применения всех критериев, но также требует учета определенных факторов, позволяющих с большой обоснованностью установить состав источников комплектования каждого архива.

Фактор организации хранения документов НАФ республики в соответствии с существующей сетью государственных архивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. С учетом этого фактора исключение из числа источников комплектования учреждений, ценная документация которых с достаточной полнотой представлена в фонде других учреждений, возможна только в том случае, если эти учреждения передают документы в один и тот же государственный архив. Если такие учреждения входят в зоны комплектования разных госархивов, то учреждения, чья документация отражена в фондах других учреждений, включаются в состав источников комплектования соответствующих местных архивов.

Комментарии (0) к записи "При оценке значения документов"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday