Записки студента

18 Фев, 2011

необходимо оговорить

Автор: admin Категория: Новости

В начале необходимо оговорить, когда проведена обработка документов и составлена данная опись, отметить ее хронологические рамки, количество дел в описи, указать, какие еще описи составлены на документы этого фондообразователя, обозначить их хронологические рамки и количество дел. Далее дается детальный анализ описи, к которой написано предисловие. Начинается он с характеристики построения описи. В ней необходимо указать принцип построения, положенный в основу описи: структурно-хронологический, хронологически-структурный, функционально-хронологический и т.п.

Затем дается анализ полноты состава документов, включенных в опись. Если опись составлена с учетом структуры, прежде всего необходимо оговорить, документы каких структурных подразделений представлены в ней, отметить конкретно или в общем порядке отсутствие документов тех или иных подразделений и причины этого, например: “В описи не представлены следующие отделы … так как в их деятельности не отложились документы постоянного хранения”. Когда в описи имеются документы, выходящие за хронологические рамки деятельности учреждения, это должно найти объяснение в предисловии, как, например, в случаях, когда документы учреждения-предшественника закончены делопроизводством в новом учреждении.

Состав документов, включенных в опись, дается путем перечисления разновидностей документов с указанием вопросов, которые располагаются по значимости. При этом избираются разные способы характеристики документов: по структурным подразделениям, по функциям, по вопросам и др. Поструктурный анализ применяется в тех случаях, когда структура учреждения была стабильной, а состав документов постоянный. Тогда можно ограничиться перечислением разновидностей документов с указанием вопросов. При пофункциональном описании состава документов перечисляются основные функции учреждения и виды документов, представленные в описи. Подобным же образом излагается материал и при повопросном анализе. Например, вопрос о работе кадров отражается в планах потребности, подготовки и повышения квалификации кадров, отчетах о работе с кадрами, справках проверок работы с кадрами, документах о награждении работников государственными наградами и т.д.

Комментарии (0) к записи "необходимо оговорить"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday