Записки студента

18 Фев, 2011

Крайние даты

Автор: admin Категория: Новости

Крайние даты документов, внесенных в опись, обозначаются через черточку; если документы проходят за несколько лет с перерывом, указываются только те годы, за которые имеются материалы, например: 1949—1968 гг., 1948—1950 гг., 1954—1958 гг., 1965—1970 гг. Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру при взятии описи на учет, а также отметок о рассмотрении описи на ЭПК архивного учреждения. В оглавлении к описи должны найти отражение все составные части описи. Против названия каждого раздела или подраздела указываются номера соответствующих страниц описи.

Если опись построена по структурно-хронологическому принципу, ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном построении описи в оглавлении вначале дается конкретный год, затем названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологии, в оглавлении указываются только годы. К небольшим по объему описям оглавления не составляются, так как пользование ими без такового не затруднено. Оглавление помещается в описи после титульного листа. Предисловие к описи составляется для повышения ее информативности.

Оно строится по той же схеме, что и историческая справка, т.е. состоит из двух частей. Однако предисловие имеет и определенные отличия от исторической справки. В первой части предисловия, как и в исторической справке, находят отражение причина и дата создания учреждения, его задачи, функции, подчиненность, структура и подведомственная сеть, если она имеется, все последующие изменения в этих вопросах, указывается дата ликвидации или реорганизации. Однако в отличие от исторической справки в предисловии все эти сведения даются более сжато и обобщенно.

Например, в предисловии указываются не все, а главные задачи учреждения, наиболее характерные его функции. Для министерств, ведомств и других учреждений, имеющих сложную структуру, к предисловию, как и к исторической справке, может прилагаться схема структуры. Все сведения по истории учреждения даются в предисловии со ссылками на соответствующие документы. Поисковые данные о них приводятся под текстом на каждой странице с указанием места публикации или номеров фонда, описи, дела и листов. Во второй основной части предисловия дается краткая характеристика фонда и подробная характеристика описи дел за соответствующий период.

Комментарии (0) к записи "Крайние даты"

Комментарии закрыты.



  • No comments

Об авторе

Обычный студент, каких миллионы.. :)
Но в отличие от большинства, я уже съездил на Мальдивы и по достоинству оценил качество услуг Globall Holiday